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Gestion d'archives historiques

Gestion d'archives historiques

Définition : Gestion de fonds d'archives historiques selon les normes archivistiques.

Ultima permet de mettre en oeuvre une Gestion d'archives historiques conviviale, complète et sécure.

Gestion d'archives historiques

Ultima respecte les normes :

  • provinciales québécoises de Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ);
  • nationales canadiennes de Bibliothèque et Archives Canada (BAC);
  • internationnales du Conseil international des archives (CIA);
  • internationnales de l'Association Internationale des Archives Francophones (AIAF).

Chez GCI, nous sommes excessivement fiers d’avoir pu informatiser, depuis près de décades, les archives extraordinairement riches et diversifiées d’organisations publiques et privées.

L’une de nos forces est sans contredit notre respect des normes internationales de description des fonds d’archives.

Nous avons ainsi pu informatiser des archives historiques de clients de toute nature et de toute taille.

À ce jour, plus de 50 organisations utilisent l’un ou l’autre de nos logiciels de gestion d’archive historiques.

Les prochaines années, chez GCI, seront consacrées à élargir notre clientèle au-delà de nos marchés actuels et de migrer nos clients vers Ultima. Cette migration leur permettra d’accéder à encore plus de modules, d’entités et de fonctions de gestion d'archives historiques qu’auparavant.

POURQUOI CHOISIR NOTRE GESTION D'ARCHIVES HISTORIQUES?
(cliquez les titres pour ouvrir les sections)

Avantages

  • En écriture! Les avantages seront disponibles d'ici peu!

Entités* d'Ultima


Acquisition : Une acquisition d’un ou de plusieurs objets physiques ou numériques.


Aide : Un document analogique (papier) ou numérique du système d’aide.


Classeur : Un meuble à compartiments où l’on range et classe des dossiers.


Connaissance : Une compétence, un savoir-faire ou une expérience.


Contenant : Un contenant physique (ex. : boîte) de tous formats. Comprend la gestion du cycle de vie.


Document : Un document analogique (papier) ou numérique avec gestion des métadonnées. Comprend la gestion du cycle de vie.


Donnée : Une source de données (ex. : fichier numérique ou base de données informatiques).


Ensemble : Un ensemble d’objets informationnels liés d’une implantation de GID* (ex. : plan de classification vs calendrier de conservation vs unités admin. vs dossiers vs contenants).


Espace : Une aire délimitée d’entreposage (ex. : localisation physique).


Fonds selon les RDDA : Une notice d’un fonds d’archives selon les Règles pour la description des documents d'archives (RDDA).


Groupe : Un regroupement de personnes non nommées.


Objet : Un objet physique de tous formats (ex. : mobilier, équipement).


Organisation : Une organisation, une entreprise ou toute communauté humaine structurée.


Personne : Un être physique.


Prêt : Un acte d’emprunt ou de réservation d’un objet d’inventaire. Comprend la gestion des dates et du statut.


Projet : Un regroupement d’objets informationnels liés, tels que dossiers, documents, groupes, personnes, requêtes, tâches et autres.


Requête : Une demande ou une correspondance. Comprend la gestion des dates et du statut.


Structure classificatoire (Plan) : Un élément d’une structure classificatoire (ex. : plan de classification).


Structure organisationnelle : Un département ou un service d’une organisation (ex. : une unité administrative, un poste de classement).


Tâche : Un travail (ex. : suivi, mandat) qui doit être effectué dans un temps donné. Comprend la gestion des dates et du statut.


Zone : Un espace de travail personnel pour l’utilisateur.

  • Entité : Une entité est une représentation virtuelle des objets physiques et numériques excessivement diversifiés de vos collections et inventaires. Par exemples, un document, un dossier, un contenant, une personne, un objet, etc.