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Solutions innovatrices

Une multitude de solutions en fonction de vos besoins

Gestion de collections

Gestion de collections

Définition : Gestion de collections selon les normes.

Ultima permet de mettre en oeuvre une Gestion de collections conviviale, complète et sécure.

Ultima respecte les normes :

  • provinciales québécoises de la Société des musées québécois (SMQ);
  • nationales canadiennes de Patrimoine Canada/Réseau canadien d'information sur le patrimoine (RCIP);
  • internationnales du Conseil international des musées (ICOM).

Chez GCI, nous sommes excessivement fiers d’avoir pu informatiser, depuis plus de deux décades, les collections extraordinairement riches et diversifiées de musées et de galeries, et ce, de par le monde entier.

Des collections d’archéologie, de beaux-arts, d’ethnohistoire, de sciences/technologies, de sciences naturelles et de patrimoine immatériel nous ont permis de découvrir les trésors que sont les collections muséales.

Gestion de collections

À ce jour, plus de 500 musées et galeries utilisent l’un ou l’autre de nos progiciels de gestion de collections.

Les prochaines années, chez GCI, seront consacrées à élargir notre clientèle au-delà de nos marchés actuels et de migrer nos clients vers Ultima. Cette migration leur permettra d’accéder à encore plus de modules, d’entités et de fonctions de gestion de collections qu’auparavant.

6 raisons de faire de la Gestion de collections avec Ultima :

  • Protéger et valoriser : Permettre le développement, la gestion et la préservation des collections muséales;
  • Diffuser et promouvoir : Permettre la création d’une stratégie de diffusion afin de favoriser la rencontre public - patrimoine;
  • Développer et aménager : Permettre l’élaboration du mandat et de la mission du musée;
  • Planifier et intégrer : Permettre la mise à jour des politiques de gestion des collections pour y intégrer des actions innovantes, des projets, des programmes et des activités en lien avec sa clientèle;
  • Rentabiliser et aménager : Intégrer les processus administratifs répétitifs afin d’en améliorer la coordination et en réduire le fardeau;
  • Participer et former : Permettre une meilleure gestion des compétences pour planifier au mieux les ressources humaines.

N.B. Collections Virtuelles : Il est toujours possible de mettre à jour notre logiciel Collections Virtuelles en version FileMaker Pro 13. Il est aussi possible d'exporter, de convertir et transférer les données de ce logiciel à Ultima.

N.B. Gestion Virtuelle : Il est toujours possible d'acquérir ou de mettre à jour notre logiciel Gestion Virtuelle en version FileMaker Pro 13. Il est aussi possible d'exporter, de convertir et transférer les données de ce logiciel à Ultima.

POURQUOI CHOISIR NOTRE GESTION DE COLLECTIONS?
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Avantages

  • En écriture! Les avantages seront disponibles d'ici peu!

Entités* d'Ultima


Acquisition : Une acquisition d’un ou de plusieurs objets physiques ou numériques.


Aide : Un document analogique (papier) ou numérique du système d’aide.


Artéfact d’archéologie : Un objet archéologique selon les normes muséologiques de la Société des musées québécois (SMQ).


Artéfact d’ethnologie/histoire : Un objet d’ethnologie/histoire selon les normes muséologiques de la Société des musées québécois (SMQ).


Artéfact de beaux-arts/arts décoratifs : Un objet de beaux-arts/arts décoratifs selon les normes muséologiques de la Société des musées québécois (SMQ).


Artéfact de sciences/technologies : Un objet de sciences/technologies selon les normes muséologiques de la Société des musées québécois (SMQ).


Classeur : Un meuble à compartiments où l’on range et classe des dossiers.


Connaissance : Une compétence, un savoir-faire ou une expérience.


Contenant : Un contenant physique (ex. : boîte) de tous formats. Comprend la gestion du cycle de vie.


Document : Un document analogique (papier) ou numérique avec gestion des métadonnées. Comprend la gestion du cycle de vie.


Donnée : Une source de données (ex. : fichier numérique ou base de données informatiques).


Écofact de sciences naturelles : Un spécimen de sciences naturelles selon les normes muséologiques de la Société des musées québécois (SMQ).


Ensemble : Un ensemble d’objets informationnels liés d’une implantation de GID* (ex. : plan de classification vs calendrier de conservation vs unités admin. vs dossiers vs contenants).


Espace : Une aire délimitée d’entreposage (ex. : localisation physique).


Groupe : Un regroupement de personnes non nommées.


Objet : Un objet physique de tous formats (ex. : mobilier, équipement).


Organisation : Une organisation, une entreprise ou toute communauté humaine structurée.


Personne : Un être physique.


Prêt : Un acte d’emprunt ou de réservation d’un objet d’inventaire. Comprend la gestion des dates et du statut.


Projet : Un regroupement d’objets informationnels liés, tels que dossiers, documents, groupes, personnes, requêtes, tâches et autres.


Requête : Une demande ou une correspondance. Comprend la gestion des dates et du statut.


Site d’archéologie : Un site d’archéologie selon les normes muséologiques de la Société des musées québécois (SMQ).


Site de sciences naturelles : Un site de sciences naturelles selon les normes muséologiques de la Société des musées québécois (SMQ).


Structure classificatoire (Plan) : Un élément d’une structure classificatoire (ex. : plan de classification).


Structure organisationnelle : Un département ou un service d’une organisation (ex. : une unité administrative, un poste de classement).


Tâche : Un travail (ex. : suivi, mandat) qui doit être effectué dans un temps donné. Comprend la gestion des dates et du statut.


Zone : Un espace de travail personnel pour l’utilisateur.

  • Entité : Une entité est une représentation virtuelle des objets physiques et numériques excessivement diversifiés de vos collections et inventaires. Par exemples, un document, un dossier, un contenant, une personne, un objet, etc.