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Solutions innovatrices

Une multitude de solutions en fonction de vos besoins

Gestion intégrée des documents (GID)

Gestion documentaire (GD, GDA, GDE et GED)

Définition : Dite de deuxième génération, c'est la gestion d'une manière totalement intégrée des documents en format papier et technologiques d'une organisation, selon les normes archivistiques et les lois et règlements qui la régissent.

Ultima englobe toutes les fonctions essentielles d'une parfaite Gestion intégrée des documents (GID), afin d'organiser de manière efficace et systématique tous les documents ou données dont un établissement peut avoir besoin pour justifier de son activité, sous n'importe quel format.

Schémas de la Gestion documentaire

Ultima respecte les normes :

  • provinciales québécoises de Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ);
  • nationales canadiennes de Bibliothèque et Archives Canada (BAC);
  • internationnales du Conseil international des archives (CIA);
  • internationnales de l'Association Internationale des Archives Francophones (AIAF).

6 raisons de faire de la Gestion intégrée des documents (GID)*, surtout avec Ultima :

  • Efficacité administrative engendrée par l’amélioration des interventions liées à la gestion des documents de l’entreprise (accès rapide à votre information stratégique, amélioration des processus de décision et d’affaires);
  • Économie de ressources humaines, financières, matérielles et diminution des dépenses (plan et échéancier d’élimination des documents, économies d’espace de bureau et des frais d’entreposage, économies de temps liées au traitement et au repérage des documents);
  • Respect des prescriptions légales liées à la conservation des documents et à la protection des renseignements personnels;
  • Protection de l’information essentielle et diminution des risques de pertes de documents utilisés par l’entreprise pour réaliser ses activités, protéger ses droits et remplir ses obligations;
  • Diminution des difficultés engendrées par la mobilité du personnel ou encore lors de changements structurels (transmission de dossiers, de documents, de données et de connaissances);
  • Renforcement de la culture, des valeurs, de l’image et du profil de l’entreprise (tradition, expérience, fiabilité).

* Source : Le guide de gestion des archives d'entreprises, Montréal, Bibliothèque et Archives nationales du Québec / Réseau des services d'archives du Québec, 2009, 120 p. ISBN 978-2-551-23801-9

POURQUOI CHOISIR NOTRE GESTION INTÉGRÉE DES DOCUMENTS (GID)?
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Avantages

  • En écriture! Les avantages seront disponibles d'ici peu!

Entités* d'Ultima


Aide : Un document analogique (papier) ou numérique du système d’aide.


Classeur : Un meuble à compartiments où l’on range et classe des dossiers.


Connaissance : Une compétence, un savoir-faire ou une expérience.


Contenant : Un contenant physique (ex. : boîte) de tous formats. Comprend la gestion du cycle de vie.


Cycle de vie (Calendrier) : Une règle du cycle de vie (c.-à-d. calendrier de conservation).


Document : Un document analogique (papier) ou numérique avec gestion des métadonnées. Comprend la gestion du cycle de vie.


Donnée : Une source de données (ex. : fichier numérique ou base de données informatiques).


Dossier : Un dossier physique (réel) et/ou numérique (virtuel). Comprend la gestion du cycle de vie.


Échéance : Une échéance à respecter dans le cadre d’un contrat. Comprend la gestion des dates et du statut.


Ensemble : Un ensemble d’objets informationnels liés d’une implantation de GID* (ex. : plan de classification vs calendrier de conservation vs unités admin. vs dossiers vs contenants).


Espace : Une aire délimitée d’entreposage (ex. : localisation physique).


Groupe : Un regroupement de personnes non nommées.


Objet : Un objet physique de tous formats (ex. : mobilier, équipement).


Organisation : Une organisation, une entreprise ou toute communauté humaine structurée.


Personne : Un être physique.


Prêt : Un acte d’emprunt ou de réservation d’un objet d’inventaire. Comprend la gestion des dates et du statut.


Procès-verbal : Un compte rendu d'une séance, d’une réunion ou d'une assemblée.


Projet : Un regroupement d’objets informationnels liés, tels que dossiers, documents, groupes, personnes, requêtes, tâches et autres.


Règlement : Un acte juridique d’un conseil municipal ou une règle propre à un groupe. Comprend la gestion des dates, du statut et des liens entre les règlements.


Requête : Une demande ou une correspondance. Comprend la gestion des dates et du statut.


Résolution : Une décision administrative d’un conseil municipal ou d’une assemblée législative. Comprend la gestion des dates, du statut et des liens entre les résolutions.


Structure classificatoire (Plan) : Un élément d’une structure classificatoire (ex. : plan de classification).


Structure organisationnelle : Un département ou un service d’une organisation (ex. : une unité administrative, un poste de classement).


Tâche : Un travail (ex. : suivi, mandat) qui doit être effectué dans un temps donné. Comprend la gestion des dates et du statut.


Zone : Un espace de travail personnel pour l’utilisateur.

  • Entité : Une entité est une représentation virtuelle des objets physiques et numériques excessivement diversifiés de vos collections et inventaires. Par exemples, un document, un dossier, un contenant, une personne, un objet, etc.