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Gestion intégrée de l'information (GII)

Gestion intégrée des documents

Définition : Dite de troisième génération, c'est la gestion d'une manière totalement intégrée de l'information d'une organisation, contenue dans ses archives (administratives et historiques), ses collections (patrimoniales et documentaires), ses autres inventaires (physique et technologiques), ainsi que dans ses parfois nombreux silos informationnels, tels que tableurs et bases de données.

Gestion intégrée des documents

Ultima englobe toutes les fonctions essentielles d'une parfaite Gestion intégrée de l'information (GII), afin d'organiser de manière efficace et systématique tous les documents, objets ou données dont un établissement peut avoir besoin pour justifier de son activité, sous n'importe quel format.

Gestion intégrée des documents

Ultima respecte les normes :

  • provinciales québécoises de Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ);
  • nationales canadiennes de Bibliothèque et Archives Canada (BAC);
  • internationnales du Conseil international des archives (CIA);
  • internationnales de l'Association Internationale des Archives Francophones (AIAF).

6 raisons de faire de la Gestion intégrée de l'information (GID)*, surtout avec Ultima :

  • Efficacité administrative engendrée par l’amélioration des interventions liées à la gestion des documents de l’entreprise (accès rapide à votre information stratégique, amélioration des processus de décision et d’affaires);
  • Économie de ressources humaines, financières, matérielles et diminution des dépenses (plan et échéancier d’élimination des documents, économies d’espace de bureau et des frais d’entreposage, économies de temps liées au traitement et au repérage des documents);
  • Respect des prescriptions légales liées à la conservation des documents et à la protection des renseignements personnels;
  • Protection de l’information essentielle et diminution des risques de pertes de documents utilisés par l’entreprise pour réaliser ses activités, protéger ses droits et remplir ses obligations;
  • Diminution des difficultés engendrées par la mobilité du personnel ou encore lors de changements structurels (transmission de dossiers, de documents, de données et de connaissances);
  • Renforcement de la culture, des valeurs, de l’image et du profil de l’entreprise (tradition, expérience, fiabilité).

* Source : Le guide de gestion des archives d'entreprises, Montréal, Bibliothèque et Archives nationales du Québec / Réseau des services d'archives du Québec, 2009, 120 p. ISBN 978-2-551-23801-9

POURQUOI CHOISIR NOTRE GESTION INTÉGRÉE DE L'INFORMATION (GII)?
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Avantages

  • En écriture! Les avantages seront disponibles d'ici peu!

Entités* d'Ultima


Acquisition : Une acquisition d’un ou de plusieurs objets physiques ou numériques.


Activité : Une activité de surveillance dans le cadre d’une enquête policière ou autre.


Adresse : Une description de l’ensemble des indications qui permettent de situer un lieu dans une municipalité.


Aide : Un document analogique (papier) ou numérique du système d’aide.


Artéfact d’archéologie : Un objet archéologique selon les normes muséologiques de la Société des musées québécois (SMQ).


Artéfact d’ethnologie/histoire : Un objet d’ethnologie/histoire selon les normes muséologiques de la Société des musées québécois (SMQ).


Artéfact de beaux-arts/arts décoratifs : Un objet de beaux-arts/arts décoratifs selon les normes muséologiques de la Société des musées québécois (SMQ).


Artéfact de sciences/technologies : Un objet de sciences/technologies selon les normes muséologiques de la Société des musées québécois (SMQ).


Associé : Un être physique, membre associé laïc d’une congrégation religieuse.


Autorisation : Un mandat de perquisition.


Bâtiment : Un ouvrage de grandes dimensions, fait d’un assemblage de matériaux et ayant été construit pour servir d’abri, de logement ou pour l’industrie.


Classeur : Un meuble à compartiments où l’on range et classe des dossiers.


Commande : Une assignation au personnel policier.


Connaissance : Une compétence, un savoir-faire ou une expérience.


Contenant : Un contenant physique (ex. : boîte) de tous formats. Comprend la gestion du cycle de vie.


Cycle de vie (Calendrier) : Une règle du cycle de vie (c.-à-d. calendrier de conservation).


Document : Un document analogique (papier) ou numérique avec gestion des métadonnées. Comprend la gestion du cycle de vie.


Donnée : Une source de données (ex. : fichier numérique ou base de données informatiques).


Dossier : Un dossier physique (réel) et/ou numérique (virtuel). Comprend la gestion du cycle de vie.


Échéance : Une échéance à respecter dans le cadre d’un contrat. Comprend la gestion des dates et du statut.


Écofact de sciences naturelles : Un spécimen de sciences naturelles selon les normes muséologiques de la Société des musées québécois (SMQ).


Élève : Un étudiant d’une institution d’enseignement.


Ensemble : Un ensemble d’objets informationnels liés d’une implantation de GID* (ex. : plan de classification vs calendrier de conservation vs unités admin. vs dossiers vs contenants).


Espace : Une aire délimitée d’entreposage (ex. : localisation physique).


Événement : Un événement dans le cadre d’une enquête policière ou autre.


Fonds selon les RDDA : Une notice d’un fonds d’archives selon les Règles pour la description des documents d'archives (RDDA).


GICA : Une mise à jour quotidienne des informations provenant d'ICLSC afin de pouvoir répondre aux exigences de performance de gestion du MSSS du Québec.


Groupe : Un regroupement de personnes non nommées.


Incident : Un incident pétrolier.


Information : Un renseignement sur quelque chose.


Loi et règlement : Une loi ou un règlement qui intéresse l’organisation (les siennes et d’autres).


Monographie selon l’IFLA : Une monographie (c.-à-d. livre) selon la norme FRBR ou ISBD de l’IFLA.


Objet : Un objet physique de tous formats (ex. : mobilier, équipement).


Organisation : Une organisation, une entreprise ou toute communauté humaine structurée.


Périodique : Un magazine ou journal paraissant à intervalles réguliers.


Personne : Un être physique.


Personnel religieux : Une personne physique, membre d’une congrégation religieuse. Comprend la gestion de sa formation scolaire et religieuse, ainsi que ses obédiences.


Prêt : Un acte d’emprunt ou de réservation d’un objet d’inventaire. Comprend la gestion des dates et du statut.


Procès-verbal : Un compte rendu d'une séance, d’une réunion ou d'une assemblée.


Projet : Un regroupement d’objets informationnels liés, tels que dossiers, documents, groupes, personnes, requêtes, tâches et autres.


Règlement : Un acte juridique d’un conseil municipal ou une règle propre à un groupe. Comprend la gestion des dates, du statut et des liens entre les règlements.


Regroupement : Un regroupement de personnes nommées.


Requête : Une demande ou une correspondance. Comprend la gestion des dates et du statut.


Résolution : Une décision administrative d’un conseil municipal ou d’une assemblée législative. Comprend la gestion des dates, du statut et des liens entre les résolutions.


Site d’archéologie : Un site d’archéologie selon les normes muséologiques de la Société des musées québécois (SMQ).


Site de sciences naturelles : Un site de sciences naturelles selon les normes muséologiques de la Société des musées québécois (SMQ).


Structure classificatoire (Plan) : Un élément d’une structure classificatoire (ex. : plan de classification).


Structure organisationnelle : Un département ou un service d’une organisation (ex. : une unité administrative, un poste de classement).


Tâche : Un travail (ex. : suivi, mandat) qui doit être effectué dans un temps donné. Comprend la gestion des dates et du statut.


Véhicule : Une description d'un moyen de transport motorisé.


Zone : Un espace de travail personnel pour l’utilisateur.

  • Entité : Une entité est une représentation virtuelle des objets physiques et numériques excessivement diversifiés de vos collections et inventaires. Par exemples, un document, un dossier, un contenant, une personne, un objet, etc.