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Ultima - Trois logiciels et une solution d'infonuagique

Ultima mini

Ultima mini

Ultima mini est LA console Web de gestion intégrée de l’information (GII), qui vous donne accès à toutes les informations et aux fonctions essentielles d’Ultima, dans une interface plus petite, plus simple, mais toujours aussi conviviale, performante et sécurisée.

Son interface innovatrice permet la recherche, la navigation et la saisie, et même de transférer des documents électroniques par glisser-déposer.

Son but, autre qu’être un outil spectaculaire, est d’engager volontairement tous les utilisateurs dans l’effort de transfert de leurs documents numériques de leurs environnements décentralisés à un environnement corporatif centralisé.

Ultima mini peut être utilisée par tous vos utilisateurs, dont les experts en GID (administrateurs, responsables des archives et responsables des postes de classement), mais est surtout destinée à vos autres utilisateurs, dont vos gestionnaires, professionnels et techniciens. Pourquoi? Parce que les besoins de la majorité des utilisateurs ne sont pas ceux des experts en GID. Nous nous devons, afin de réussir le déploiement de la GID, de leur donner une interface conviviale et simple qui leur permet d’effectuer une recherche (simple ou avancée) ou de naviguer dans l’inventaire des objets, de consulter ou d’éditer un document numérique, de saisir un nouveau document ou d’imprimer/d'exporter un résultat de recherche.

Par cette approche innovatrice, avec Ultima mini, nous réussirons ensemble à procurer à tous un outil adapté à leurs besoins qu’ils utiliseront quotidiennement, afin de simplifier, accélérer et optimiser leurs tâches de saisie et de consultation.

POURQUOI CHOISIR ULTIMA ET ULTIMA MINI?
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Concepts révolutionnaires d'Ultima et d'Ultima mini

  • Ultima permet de gérer simultanément plusieurs organisations distinctes;
  • Ultima permet la création, l’organisation et l’exploitation des données, informations, documents, objets, connaissances et savoirs d'une organisation, sous toutes leurs formes;
  • Ultima offre une cinquantaine d'entités* (inventaires) normalisées et personnalisables. D'autres peuvent être créées sur mesure selon vos besoins et spécifications;
  • Ultima permet, à partir d'une seule interface, la gestion centralisée de toutes les entités (inventaires);
  • Ultima permet la recherche simple, donc partout, dans toutes les rubriques de toutes les fiches de toutes les entités, des données accessibles à l'utilisateur selon ses droits;
  • Ultima permet la recherche avancée (booléenne, multicritères), même sauvegardée, dans toutes les rubriques de toutes les entités, des données accessibles à l'utilisateur selon ses droits;
  • Ultima permet la navigation dans les fiches des données accessibles à l'utilisateur selon ses droits;
  • Ultima permet l'impression de toutes sélections de fiches vers les modèles de rapports (préconfigurés et modifiables) d'Impres;
  • Ultima permet d'établir des relations hiérarchiques père-enfant et des relations associatives enfant-ami;
  • Ultima offre une interface graphique générique où la fenêtre de gauche, qu'elle affiche la navigation ou la recherche (avec les résultats de recherche), permet toujours d'afficher à droite la description élargie de la fiche, quant à sa description propre (rubriques descriptives, métadonnées), sa localisation hiérarchique, ses relations avec d’autres objets ou ses documents électroniques liés (et leurs métadonnées);
  • Tous les écrans d'Ultima disposent d’un menu Actions différent qui permet à l’utilisateur de gérer les fonctions de création, de modification et de suppression de recherches, de résultats et de fiches d’inventaire;
  • Ultima inclus également un générateur de rapports révolutionnaire, nommé Impres, qui permet aux organisations d’être totalement autonomes quant à la création, l’organisation et l’exploitation des modèles d’impression (formulaires, listes, bordereaux et étiquettes) et d’exportation (données). Il permet aux utilisateurs désignés de créer, de modifier et de déployer des rapports exploitant les données des diverses fonctions et entités d'Ultima, et ce, en quelques minutes seulement! L’utilisateur pourra imprimer ou sauvegarder un rapport en format PDF ou l’exporter en format Texte (.txt et .csv), Microsoft® Excel (.xls et .xlsx) ou OpenDoc (.ods). Impres est donc un complément simple, convivial et complet qui permet de produire des rapports sur mesure et/ou d’utiliser plus d’une centaine (100) de rapports préétablis, favorisant une reddition de comptes simple, rapide et efficace.

Fonctions d'Ultima et d'Ultima mini

  • Gestion multiorganisme : gère plusieurs organismes distincts et possiblement affiliés dans un seul et même système d’information corporatif;
  • Gestion multienvironnement : gère plusieurs environnements informatiques de déploiement tels que ceux de développement, de validation, de formation et de production;
  • Gestion multiprofil : gère plusieurs profils d’utilisation d’Ultima;
  • Gestion multilingue : gère plusieurs langues, dont le français et l’anglais;
  • Système d’inventaire : permet d’afficher pour une fiche spécifique :
    • sa description complète;
    • sa localisation hiérarchique;
    • ses relations hiérarchiques et associatives avec d’autres fiches;
    • ses documents électroniques liés et leurs métadonnées (automatiques, personnalisées et sémantiques).
  • Système de recherche et de navigation :
    • permet d’effectuer une recherche simple (recherche fédérée simultanée dans toutes les entités (inventaires));
    • permet d’effectuer et de sauvegarder une recherche avancée (avec spécification de critères de recherche), partagée ou non;
    • permet de naviguer dans l’inventaire global.
  • Fonction d’enregistrement institutionnel : sauvegarde de documents électroniques à partir de l’Explorateur Microsoft® Windows ainsi que de tous les logiciels disponibles sous Microsoft® Windows. Aussi, nouvelle barre d’outils (bandeau) intégrée à Microsoft® Office 2010 pour le gestion des documents électroniques;
  • Gestion de versions de documents électroniques : permet de gérer les versions subséquentes d’un même document électronique;
  • Fonction WebDAV® : accès aux fiches des divers Paniers partagés ou non de l’utilisateur à partir de l’Explorateur Microsoft® Windows;
  • Fonction sémantique : extraction sémantique et représentation évoluée des concepts d’un document électronique; création automatique d’un résumé;
  • Tableau de bord personnalisé par utilisateur : porte d'entrée unique sur un large éventail de ressources et de services offerts à l’utilisateur;
  • Gestion de la sécurité : gère la sécurité de toutes les fiches et des divers droits et permissions des utilisateurs et groupes d’utilisateurs;
  • Gestion de la corbeille : gestion sécurisée des fiches supprimées;
  • Journal d’événements (journalisation) : gère, dans un but d’audit et de statistiques, les diverses actions de consultation, de saisie et de suppression des utilisateurs;
  • Gestion d’entités : gère diverses entités créées par GCI. Ce module permet de modifier (rubriques et écrans d’affichage et de saisie) et de déployer les entités existantes. D’autres entités peuvent être créées sur demande auprès de GCI;
  • Gestion de relations : gère les relations hiérarchiques et associatives entre les fiches;
  • Gestion de structures organisationnelles et classificatoires : gère plusieurs structures organisationnelles (directions, services, etc.) et classificatoires (plans de classification, classifications, ontologies, etc.);
  • Gestion de cycles de vie : gère plusieurs calendriers de conservation, et ce, pour n’importe quelle entité. Supporte l’utilisation de règles ayant trois (3) ou autres nombres d’étapes;
  • Gestion des mouvements : gère des prêts et des réservations de fiches provenant de l’intérieur de l’organisation ou d’emprunts provenant de l’extérieur de l’organisation;
  • Gestion de paniers : gère les paniers partagés ou non qui regroupent des fiches issus d’une ou de plusieurs recherches. Ces paniers ont, entre autres, pour but de grouper les fiches requises pour un projet, une réunion, une publication, une exposition, etc;
  • Gestion de rapports : gère de nombreux rapports issus du module Impres. Ce module permet de créer, modifier et diffuser des rapports divers (étiquettes, listes et formulaires) partagés ou non pour l’impression, la sauvegarde ou l’exportation, et ce, sans programmation;
  • Gestion de tâches : gère des tâches entre utilisateurs pour chacune des fiches;
  • Gestion des requêtes : gère des requêtes, des demandes et des correspondances provenant de l’externe ou de l’interne;
  • Gestion de notes : gère des notes pour chacune des fiches;
  • Fonction de modifications massives (en lot) : permet d’effectuer des modifications en lot dans la description de plusieurs fiches d’un Panier (ex. modification d’une donnée spécifique, ouverture de dossiers répétitifs annuels, libération d’espaces, modification de la classification et/ou de la règle du cycle de vie, modification et mises à jour des règles du cycle de vie, etc.);
  • Gestion des actifs informationnels (DIC) : gère la catégorisation de la disponibilité, de l’intégrité et de la confidentialité de tous les actifs informationnels et fiches;
  • Et toujours plus en développement!

Avantages technologiques d'Ultima et d'Ultima mini

  • Technologies de pointe : Ultima a été développé à partir des plus récentes technologies de l’entreprise Microsoft, soit Visual Studio, SQL Server et Silverlight. Ce dernier a considérablement révolutionné la manière de concevoir l’aspect graphique des applications modernes et confère à Ultima une interface Web tout à fait extraordinaire;
  • Gestion de la sécurité et de la protection des renseignements : Ultima permet de gérer la sécurité de toutes les fiches et des divers droits et permissions des utilisateurs et groupes d’utilisateurs. Il supporte les services d'annuaire LDAP pour les systèmes d'exploitation Microsoft® Windows, dont Microsoft® Actice Directory. Que ce soit à partir de la fenêtre de navigation, de celle des résultats de recherche ou de celle des propriétés, l’administrateur et l’utilisateur désigné peuvent configurer la sécurité des fiches parents et de leurs enfants. Il permet aussi de gérer la protection des renseignements nominatifs et des informations confidentielles des documents et des intervenants, afin de vous permettre de respecter vos obligations légales;
  • Interconnexion avec d’autres systèmes d’information : Ultima a été conçu afin d’échanger des données avec d’autres systèmes d’information corporatifs tels que ceux de gestion des ressources financières, humaines, matérielles et informationnelles, et de diffusion d’information (sites Web, intranets et extranets). Son architecture évoluée lui permet de recevoir ou d’envoyer des données, sous une forme structurée (ex. : Web Services, Web Parts), d’autres systèmes;
  • Multienvironnement : Ultima gère plusieurs environnements informatiques de déploiement tels que ceux de développement, de validation, de formation et de production;
  • Architecture 3-tier : Ultima a été créé selon une architecture Web 3-tier. L'architecture 3-tier (3 niveaux) est un modèle logique d'architecture applicative qui vise à séparer très nettement trois couches logicielles au sein d'une même application.

Entités* d'Ultima et d'Ultima mini


Acquisition : Une acquisition d’un ou de plusieurs objets physiques ou numériques.


Activité : Une activité de surveillance dans le cadre d’une enquête policière ou autre.


Adresse : Une description de l’ensemble des indications qui permettent de situer un lieu dans une municipalité.


Aide : Un document analogique (papier) ou numérique du système d’aide.


Artéfact d’archéologie : Un objet archéologique selon les normes muséologiques de la Société des musées québécois (SMQ).


Artéfact d’ethnologie/histoire : Un objet d’ethnologie/histoire selon les normes muséologiques de la Société des musées québécois (SMQ).


Artéfact de beaux-arts/arts décoratifs : Un objet de beaux-arts/arts décoratifs selon les normes muséologiques de la Société des musées québécois (SMQ).


Artéfact de sciences/technologies : Un objet de sciences/technologies selon les normes muséologiques de la Société des musées québécois (SMQ).


Associé : Un être physique, membre associé laïc d’une congrégation religieuse.


Autorisation : Un mandat de perquisition.


Bâtiment : Un ouvrage de grandes dimensions, fait d’un assemblage de matériaux et ayant été construit pour servir d’abri, de logement ou pour l’industrie.


Classeur : Un meuble à compartiments où l’on range et classe des dossiers.


Commande : Une assignation au personnel policier.


Connaissance : Une compétence, un savoir-faire ou une expérience.


Contenant : Un contenant physique (ex. : boîte) de tous formats. Comprend la gestion du cycle de vie.


Cycle de vie (Calendrier) : Une règle du cycle de vie (c.-à-d. calendrier de conservation).


Document : Un document analogique (papier) ou numérique avec gestion des métadonnées. Comprend la gestion du cycle de vie.


Donnée : Une source de données (ex. : fichier numérique ou base de données informatiques).


Dossier : Un dossier physique (réel) et/ou numérique (virtuel). Comprend la gestion du cycle de vie.


Échéance : Une échéance à respecter dans le cadre d’un contrat. Comprend la gestion des dates et du statut.


Écofact de sciences naturelles : Un spécimen de sciences naturelles selon les normes muséologiques de la Société des musées québécois (SMQ).


Élève : Un étudiant d’une institution d’enseignement.


Ensemble : Un ensemble d’objets informationnels liés d’une implantation de GID* (ex. : plan de classification vs calendrier de conservation vs unités admin. vs dossiers vs contenants).


Espace : Une aire délimitée d’entreposage (ex. : localisation physique).


Événement : Un événement dans le cadre d’une enquête policière ou autre.


Fonds selon les RDDA : Une notice d’un fonds d’archives selon les Règles pour la description des documents d'archives (RDDA).


GICA : Une mise à jour quotidienne des informations provenant d'ICLSC afin de pouvoir répondre aux exigences de performance de gestion du MSSS du Québec.


Groupe : Un regroupement de personnes non nommées.


Incident : Un incident pétrolier.


Information : Un renseignement sur quelque chose.


Loi et règlement : Une loi ou un règlement qui intéresse l’organisation (les siennes et d’autres).


Monographie selon l’IFLA : Une monographie (c.-à-d. livre) selon la norme FRBR ou ISBD de l’IFLA.


Objet : Un objet physique de tous formats (ex. : mobilier, équipement).


Organisation : Une organisation, une entreprise ou toute communauté humaine structurée.


Périodique : Un magazine ou journal paraissant à intervalles réguliers.


Personne : Un être physique.


Personnel religieux : Une personne physique, membre d’une congrégation religieuse. Comprend la gestion de sa formation scolaire et religieuse, ainsi que ses obédiences.


Prêt : Un acte d’emprunt ou de réservation d’un objet d’inventaire. Comprend la gestion des dates et du statut.


Procès-verbal : Un compte rendu d'une séance, d’une réunion ou d'une assemblée.


Projet : Un regroupement d’objets informationnels liés, tels que dossiers, documents, groupes, personnes, requêtes, tâches et autres.


Règlement : Un acte juridique d’un conseil municipal ou une règle propre à un groupe. Comprend la gestion des dates, du statut et des liens entre les règlements.


Regroupement : Un regroupement de personnes nommées.


Requête : Une demande ou une correspondance. Comprend la gestion des dates et du statut.


Résolution : Une décision administrative d’un conseil municipal ou d’une assemblée législative. Comprend la gestion des dates, du statut et des liens entre les résolutions.


Site d’archéologie : Un site d’archéologie selon les normes muséologiques de la Société des musées québécois (SMQ).


Site de sciences naturelles : Un site de sciences naturelles selon les normes muséologiques de la Société des musées québécois (SMQ).


Structure classificatoire (Plan) : Un élément d’une structure classificatoire (ex. : plan de classification).


Structure organisationnelle : Un département ou un service d’une organisation (ex. : une unité administrative, un poste de classement).


Tâche : Un travail (ex. : suivi, mandat) qui doit être effectué dans un temps donné. Comprend la gestion des dates et du statut.


Véhicule : Une description d'un moyen de transport motorisé.


Zone : Un espace de travail personnel pour l’utilisateur.

  • Entité : Une entité est une représentation virtuelle des objets physiques et numériques excessivement diversifiés de vos collections et inventaires. Par exemples, un document, un dossier, un contenant, une personne, un objet, etc.